لكل اجتماع محضر يوثّق النقاط التي تمت مناقشتها فيه والقرارات والتوصيات الصادرة عنه، ويحدد كذلك مكان الاجتماع وتاريخه وأسماء المشاركين فيه. وكتابة المحاضر تدخل ضمن أنواع الكتابة الوظيفية، التي عادةً ما يتم إهمال تدريب الطالب عليها في المقررات الدراسية، حتى في أقسام اللغة العربية بالجامعة. وكثيرٌ من الناس لا يعرفون أن محضر الاجتماع ليس هو الصيغة الأولى التي حررها الشخص المكلف بتوثيق مجريات الاجتماع، وهو عادة أمين سر (سكرتير) الجهة المنظمة للاجتماع، أو أحد مساعديه. وتسمّى الصيغة الأولى لتوثيق الاجتماع: المضبطة. فرسميا لكل اجتماع مضبطة، يُدون فيها أمين السر كل ما يدور في الاجتماع، وكثيرا من التفاصيل التي لا يبرزها المحضر، مثل تحفظات بعض الأعضاء على بعض القرارات والتوصيات المتخذة بالغالبية وليس بالإجماع، وربما بعض المناقشات الحادة أو الحوادث الطارئة التي ليس لها علاقة بجدول الاجتماع. وعلى الرغم من أن رئاسة الاجتماع قد تسمح أحيانا بالتوثيق الصوتي والمرئي للاجتماع أو لجزء منه، فهذا التوثيق لا يُعتد به، ولا يعدُ وثيقة رسمية، ولا يحفظ في إرشيف المؤسسة، بعكس مضبطة الاجتماع التي تحفظ في ملفات خاصة بالأرشيف، ويمكن العودة لها في حالة اختلاف آراء المجتمعين حول بند من بنود محضر الاجتماع عند مناقشته وإقراره في بداية الاجتماع التالي. وبعكس محضر الاجتماع الذي تميل كثير من الجهات إلى نشره في شبكة الانترنت ووسائل الإعلام، تعدُّ المضبطة وثيقة سرية ولا يجوز الاطلاع عليها إلا من قبل أعضاء مجلس الإدارة أو المشاركين في الاجتماع.كتابة محضر الاجتماع:تعدّ كتابة محضر اجتماع من أهم المهارات المطلوبة في أمين سر مجلس المؤسسة، الذي يفترض أن يتقن مهارات الكتابة والتعبير والتلخيص بأنواعه، لاسيما تلخيص المسموع، ويتميّز بكفاءة عالية في مختلف الجوانب، ومنها العلاقات العامة، إذ أن مهامه تتضمن التواصل مع كل الأفراد الذين سيشاركون في الاجتماع وإشعارهم بموعده وتسليمهم مسبقا جدوله وبعض الوثائق التي ستتم مناقشتها، بما في ذلك التقارير ومحضر الاجتماع السابق.وعلى أمين السر أن يستعد للاجتماع ويوفر مفكرة جيّدة أو أوراق بمقاس (A4)، وعددا كافيا من الأقلام، ولا ضير اليوم من استخدام الحاسب الشخصي في كتابة المحاضر، لكن مع الاحتفاظ بالقلم والمفكرة لمواجهة أي خلل قد يطرأ على الحاسب. وفي العادة يجلس أمين السر بالقرب من رئيس الاجتماع، لكي يسمع جيداً ويكون صوته مسموعاً للجميع دون الحاجة لرفعه.وعادةً يبدأ المحضر بتحديد مكان وزمان انعقاد الاجتماع في أعلى الصفحة الأولى، ثم أسماء المشاركين فيه، وتختلف طريقة تسجيل الحضور حسب حجم الاجتماع، ففي الاجتماعات الكبيرة توزع ورقة معدة مسبقاً لهذا الغرض تحتوي على جدول بسيط لأخذ البيانات الأساسية للحضور والأقسام واللجان التابعين لها، وعلى أمين السر أن يحرص على استعادتها حتى لا تختفي وسط الحاضرين. لكن في الاجتماعات الصغيرة يمكن الاكتفاء بتسجيل أسماء داخل المحضر.وبعد ذلك يتم عرض أجندة (أو جدول) الاجتماع التي تتضمن النقاط التي جرى طرحها ومناقشتها في الاجتماع، مرتبة حسب ترتيب مناقشتها. وعادة يتم وضع قراءة المحضر السابق من قبل أمين السر ومناقشته وإقراره في رأس جدول الاجتماع. وضمن هذه النقطة يتم الإشارة إلى مستوى تنفيذ القرارات المتخذة في الاجتماع السابق ومتابعة مستوى تنفيذ المهام التي تم تكليف الأعضاء بها. والمحضر، بعكس المضبطة، يكون عادة مركزا ولا يتضمن التفاصيل غير المهمة، وتذكر فيه النقاط الرئيسة والقرارات والتوصيات التي تم اتخاذها، ولا يشير للمناقشات الفرعية والأحاديث التي ليست لها صلة بأجندة الاجتماع، فالشكل النهائي لمحضر الاجتماع يحتوي على نقاط محددة موجزة يسهل قراءتها.ويمكن أن يتضمّن المحضر نقطة تسمى المهام والتكليفات، لكن في الغالب يميل المسئولون إلى تكريس قرار لكل مهمة أو تكليف يتخذه الاجتماع يتضمن اسم الشخص أو أسماء أعضاء اللجنة المكلفة، وذلك ليستطيع المكلف أو المكلفون من الحصول على أتعابهم بشكل قانوني.وعادة يكتفي المحضر بالإشارة إلى القرار ورقمه ولا يبيّن طريقة التصويت عليه التي يتم ذكرها في المضبطة التي – كما ذكرنا- تشير إلى آلية اتخاذ القرارات وعدد الأصوات الموافقة والمعارضة والقرار النهائي الذي تم التوصل إليه.وعلى أمين السر أن يذكر موعد انتهاء الاجتماع، ويتأكد من حصوله على نسخ من جميع الوثائق والمستندات والمذكرات التي قُدِّمت للاجتماع، ويمكنه العودة لأي عضو لاستيفاء الناقص منها. وعليه كذلك توثيق المقترحات وأسماء مقدميها، وتحرّى الدقة في كتابة الأسماء الكاملة للأشخاص والشركات والهيئات وعناوينهم وأرقام هواتفهم. وعليه أن يكتب المحضر بصيغة الماضي ويتجنب إقحام رأيه الشخصي في المحضر. وقبل توقيعه وتقديمه لرئيس الاجتماع لتوقيعه، عليه مراجعته والتأكد من سلامة تنسيقه ووضوحه وخلوه من الأخطاء الطباعية والإملائية.
